OEM&Lieferant Ausgabe 1/2019

36 IT und Automotive Auditmanagement in der Automotive-Branche Microsoft SharePoint/Office 365 als Plattform für Ihre Geschäftsprozesse Von Frank von Orlikowski, Vorstand, Portal Systems AG Microsoft SharePoint blickt auf eine mittlerweile 18-jährige Erfolgsgeschichte zurück und die weltweite Verbreitung nimmt weiter rasant zu. Mit der zentralen Rolle von SharePoint innerhalb von Office 365 und den Microsoft Content Services sowie der Bereitstellung der neuen „On-Premises“-Version SharePoint 2019, wird diese Entwicklung fort- geschrieben. SharePoint ist zudem im Laufe der Jahre zu einer äußerst stabilen und skalierbaren Prozessplattform geworden und eignet sich hervorragend für die Abbildung von Geschäftsanwendungen. Geschäftsprozesse auf Basis von Microsoft SharePoint in der Automotive Industrie Die Portal Systems AG ist seit über 15 Jahren Microsoft-Partner. Als Microsoft Gold Partner „Collaboration and Content“ sowie „Applica- tion Development“ steht das Unternehmen für qualitativ hochwertige Software und Beratung. Auf Basis von Microsoft SharePo- int entwickelt Portal Systems Lösungen und Produkte für den Themenkomplex Dokumen- tenmanagement und die darauf aufbauenden Fachverfahren, wie zum Beispiel für das Ver- trags-, Qualitäts- und Auditmanagement. Mit Shareflex, der selbst entwickelten Sha- rePoint Business Application Platform, bie- tet Portal Systems eine Plattform an, auf der spezielle Fachverfahren einfach und schnell als Standardlösung bereitgestellt werden können. Darüber hinaus ist es möglich, alle Anwendungen schnell und bequem an die besonderen Bedürfnisse und Anforderungen einzelner Unternehmen und Branchen – wie beispielsweise der Automotive-Branche – an- zupassen. Alle bereitgestellten Lösungen lassen sich nahtlos mit vorhandenen ERP-Systemen (zu- meist SAP oder Microsoft Dynamics) verbin- den, um Stammdaten oder Bewegungsdaten bidirektional auszutauschen oder Dokumente abzulegen bzw. zu archivieren. Viele namhafte Unternehmen aus dem Mittelstand und dem Konzernumfeld setzen bereits seit Jahren auf die Shareflex-Lösungen von Portal Systems. Das Fachverfahren Audit- management/Automotive Für das Auditmanagement in der Automoti- ve-Branche stellt Portal Systems exakt so eine Standardlösung zur Verfügung. Das System unterstützt Unternehmen bei der Durchfüh- rung aller durchzuführenden Audits. Der VDA (Verband der Automobilindustrie) stellt seinen Mitgliedsunternehmen die ak- tuellen Audit-Templates und -Fragebögen im Microsoft Excel-Format zur Verfügung. Die SharePoint-basierte Lösung von Portal Systems – Shareflex|quality audit – integriert sich direkt in die offiziellen Dokumente des VDA, erweitert diese um notwendige Au- ditmanagement-Logiken und sorgt für den bidirektionalen Austausch zwischen den an- gepassten VDA-Templates und -Fragebögen und der Auditmanagement-Lösung. Das System wurde gemeinsam mit führenden Unternehmen aus der Automotive-Branche entwickelt und deckt, auf eine sehr pragma- tische Art und Weise, die auf Microsoft Excel und SharePoint basierende Arbeitsweise der Unternehmen ab. Die Lösung lässt sich einfach und schnell implementieren und kann über die zugrundeliegende Shareflex|platform an die individuellen Anforderungen und Bedürf- nisse der jeweiligen Unternehmen angepasst werden - und zwar ganz ohne die sonst übliche Programmierung, über die reine Konfiguration des Standardproduktes. Mit Microsoft SharePoint und SharePoint Online/Office 365 basiert Shareflex|quality audit auf einer Plattform, die in vielen Auto- motive-Unternehmen seit Jahren imEinsatz ist und sich als rein webbasiertes Portal, optimal zur Unterstützung von standortübergreifen- den Audit-Prozessen eignet. Der sonst übliche und sehr aufwändige Rollout von Software entfällt, da nur bereits in den Unternehmen be- währte Technologien eingesetzt werden, die bereits an jedem Arbeitsplatz vorhanden sind. Das Auditmanagement bietet im Standard fol- gende Funktionen: Auditplanung › Festlegen eines Audit-Jahresprogramms › Zuweisen von Audits zu einem Programm › Freigabeworkflow für das Audit-Pro- gramm Auditorenverwaltung › Automatisches Einstufen von Lead-Auditoren Grafik/Bild: © Portal Systems AG