Unternehmen&Trends - Ausgabe zur HANNOVER MESSE 2019

Chancen und Herausforderungen Cloudbasierte oder hybride Konzepte bieten qualitativ hochwertige und effiziente Lösun- gen, die genügend Flexibilität für individuelle Anpassungen lassen – OHNE aufwändiges Programmieren. Gegenüber konventionellen SharePoint-Projekten lassen sich auf diese Art Projektaufwände um bis zu 60 % redu- zieren. So wird SharePoint erstmals für Un- ternehmen jeder Größe beherrschbar. Hohe Hardware- und Wartungskosten entfallen, da alles über das Abo bei Microsoft abgedeckt ist. Lösungen sind schnell implementiert, weil nichts mehr installiert oder aufwändig kon- figuriert (Suche, AD Integration, IRM, Office Web Apps etc.) werden muss. Allerdings gibt es neue Herausforderungen, z. B. hinsichtlich „Compliance & Security“, da ein Zugriff von nahezu jedem Endgerät und von fast überall möglich ist. So müssen z.B. Unternehmensdaten geschützt werden kön- nen, wenn ein privates, ungeschütztes Tablet verloren geht und die Office 365 Anmeldein- formationen vom Nutzer auf dem Gerät ge- speichert wurden. Eine Lösung hierfür liegt mit der „Azure Multi-Factor Authentification“ (MFA) bereits vor. Des Weiteren können in einer Cloud-Um- gebung Dokumente noch einfacher ge- und verteilt werden, was die Zusammenarbeit auch über Standort- und Unternehmens- grenzen hinweg erheblich verbessert. Aller- dings besteht damit auch die Gefahr eines Kontrollverlustes. Eine Lösung für diese He- rausforderung stellt die „Azure Information Protection“ dar, die die volle Kontrolle über Dokumente gewährleistet, egal wo sie sich befinden. Im Vergleich zum on-premises Sze- nario ist diese Schutztechnologie im Cloud- Kontext deutlich einfacher zu nutzen und zu konfigurieren. Warum sich der Wechsel in die Cloud lohnt Microsoft verfolgt eine „Mobile first, Cloud first“-Strategie und wird SharePoint Online Updates künftig immer deutlich vor den on-premises Versionen veröffentlichen. Ein weiterer Vorteil, der besonders kleinen Unter- nehmen zu Gute kommt, ist der Wegfall von teurer Hardware-Infrastruktur. Dies hat nicht nur direkten Einfluss auf die Wertschöpfung, sondern auch auf die Skalierbarkeit der Ge- schäftsanwendungen. Weiterhin werden mit Office 365 neue, exklusive und äußerst inte- ressante Features wie „Delve“ und „Teams“ verfügbar. Neben einer Lösung für digitales Vertrags- management – Shareflex|contract online – bietet Portal Systems jetzt auch alle weite- ren, auf der Business Application Platform Shareflex basierenden Standardlösungen für SharePoint Online/Office 365 an. So lassen sich beispielsweise Auditprozesse und QM- Dokumente online steuern und verwalten oder Teile des Financial Accountings in die Cloud verlagern. Umsetzung von DSGVO und BDSGneu Mit der seit Ende Mai 2018 für alle Unterneh- men verbindlichen, grundlegend novellierten Fassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSGneu), das die in der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beschriebenen datenschutzrechtlichen Re- gelungen auf nationaler Ebene umsetzt, er- geben sich zusätzliche Herausforderungen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die DSGVO beim Umgang mit personenbezoge- nen Daten für alle unternehmerischen Tätig- keiten gilt. Ausgenommen sind der private Bereich und bestimmte staatliche Tätigkeiten (z. B. Strafverfolgung). Wie ein digitales Vertragsmanagement dabei helfen kann, den Aufwand für die Umsetzung der mit den neuen gesetzlichen Regelungen einhergehenden technischen und organi- satorischen Maßnahmen möglichst gering zu halten, haben wir am Beispiel der auf Microsoft SharePoint basierenden Lösung Shareflex|contract von Portal Systems in einem separaten Whitepaper für Sie zusam- mengestellt (s. Link am Ende dieses Artikels). Geschäftsprozesse auf Basis von Microsoft SharePoint digital verwalten Die Portal Systems AG vereint als eines der ganz wenigen Systemhäuser auf dem Markt ECM- (Enterprise Content Management) und Microsoft SharePoint-Kompetenz un- ter einem Dach und ist seit über 15 Jahren Geschäftsanwendungen für Microsoft SharePoint und Office 365 Von Frank von Orlikowski, Vorstand der Portal Systems AG Immer mehr Unternehmen in Deutschland und Europa setzen mittlerweile auf Office 365. Dabei ist längst noch nicht allen bewusst, dass sich SharePoint Online auch hervorragend für einfache bis komplexe Geschäftsanwendungen eignet, wie zum Beispiel das digitale Vertragsmanagement. Modulare Softwarekonzepte machen es möglich, Share- Point unkompliziert und vor allem kosteneffizient als Plattform für Geschäftsanwendungen zu nutzen – nicht nur on-premises, sondern auch in der Cloud oder als hybrides System. Durch diesen Wandel ergeben sich für Unter- nehmen eine ganze Reihe neuer Chancen und Herausforderungen. 18  Unternehmen & Trends Bilder: © Portal Systems